對外文書(shū)是對外交往的書(shū)信形式，是進(jìn)行對外交涉和禮儀往來(lái)的一種重要手段。各種文書(shū)均體現國家的對外方針政策和有關(guān)法規，所以起草和發(fā)送對外文書(shū)是政策性很強的工作。即使是一件純屬禮節性的函件，如果格式與行文不合常規，也可能引起收件人的誤解和不愉快，如果文內有其他錯誤，則會(huì )造成更為嚴重的后果。因此，書(shū)寫(xiě)對外文書(shū)要求文字嚴謹、精煉、準確，客套用語(yǔ)合乎慣例，格式要美觀(guān)大方，打印要整潔。

收到各類(lèi)文書(shū)要盡快處理，切勿拖壓，尤其是外交上的文書(shū)往來(lái)，收下回復或不予置理以至拒收退回，都反映一種政治態(tài)度。因此對外文書(shū)處理要十分慎重。一般情況下，除某些純屬通知性的文電外，應以相應的文書(shū)進(jìn)行答復或復謝。

一、 幾種對外文書(shū)

（一） 照 會(huì )

照會(huì )分正式照會(huì )和普通照會(huì )兩種。

正式照會(huì )由國家元首、政府首腦、外交部長(cháng)、大使、代辦、臨時(shí)代辦等人簽名發(fā)出，并用第一人稱(chēng)寫(xiě)成。一般不蓋機關(guān)印章。普通照會(huì )由外交機關(guān)（外交部）或外交代表機關(guān)發(fā)出，行文用第三人稱(chēng)，加蓋機關(guān)印章，一般不簽字。但有的國家要求加蓋印章后再由使節或受權的外交官簽名。正式照會(huì )和普通照會(huì )的區別還在于它們使用范圍不同。

正式照會(huì )用于：1．重大事情的通知。如國家領(lǐng)導人的變更，大使、領(lǐng)事的更換，承認、斷交、復交等事項的正式通知。2．重要問(wèn)題的交涉。如建議締結或修改條約，建議召開(kāi)雙邊、多邊國際會(huì )議，互設領(lǐng)事館，委托代管本國財產(chǎn)，國家元首、政府首腦的訪(fǎng)問(wèn)以及其他有關(guān)政治、軍事、經(jīng)濟等重要問(wèn)題的交涉。3．隆重的禮儀表示。如表示慶賀、吊唁等等。4．為了表示對某一件事的特別重視，也有使用正式照會(huì )的。

普通照會(huì )用于進(jìn)行一般交涉、行政性通知、辦理日常事務(wù)、交際往來(lái)。由于外交文書(shū)日趨簡(jiǎn)化，普通照會(huì )的使用范圍也越來(lái)越廣，政府之間關(guān)于重要國際問(wèn)題的來(lái)往，現在也多使用普通照會(huì )。

普通照會(huì )以同樣內容普遍分發(fā)給當地各外交代表機關(guān)的，亦稱(chēng)通告照會(huì )。例如，外交部用以向外交團發(fā)送各種事務(wù)性通知、規定、條例等照會(huì )，以及各外交代表機關(guān)用以通知大使、臨時(shí)代辦離任、返任，外交官到離任、例假日等。這類(lèi)通告照會(huì )可復印，受文機關(guān)可寫(xiě)“各國駐××國外交代表機關(guān)”。

（二） 對 外 函 件

對外函件（包括外交函件）形式簡(jiǎn)便，使用范圍較廣。國家領(lǐng)導人、外交人員以及各部門(mén)各機構寫(xiě)給外國相應人員與機構的書(shū)信都可采用這種形式。根據內容情況，凡屬重要者，視為正式函件，凡屬事務(wù)性者，視為便函。一般說(shuō)來(lái)，領(lǐng)導人和外交代表之間的親筆簽名信即屬外交函件。

（三） 備 忘 錄

備忘錄是外交代表機關(guān)之間使用的一種外交文書(shū)，用來(lái)說(shuō)明就某一事件、問(wèn)題進(jìn)行交涉時(shí)在事實(shí)上、立場(chǎng)上、法律方面的細節，或用來(lái)重申外交會(huì )談中的談話(huà)內容。可面交或送交對方，無(wú)客套語(yǔ)、致敬語(yǔ)，開(kāi)頭就敘述事實(shí)。在會(huì )談或交涉中為了對方便于記憶談話(huà)的內容或避免誤解，可預先寫(xiě)成備忘錄面交對方，也可在談話(huà)后將要點(diǎn)用備忘錄送交對方。為了敘述事實(shí)或陳述、補充自己的觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)或駁復對方的觀(guān)點(diǎn)、意見(jiàn)，如果用照會(huì )過(guò)于鄭重時(shí)，可使用備忘錄。有時(shí)為了提醒某一件事，作為一種客氣的催詢(xún)，也可送交備忘錄。

備忘錄也可以作為正式照會(huì )或普通照會(huì )的附件。

面交的備忘錄，不編號、不寫(xiě)抬頭、不蓋章；送交的則要編號、寫(xiě)抬頭、要蓋章。有的標上“備忘錄”三字。

（四） 電 報

國家領(lǐng)導人、外交代表，各部門(mén)和機構亦常用電報同外國相應人員及單位進(jìn)行文書(shū)往來(lái)。電報多用于祝賀、慰問(wèn)、吊唁及各種事務(wù)性聯(lián)系。抬頭應寫(xiě)清受電人國名、地名、職銜、姓名，發(fā)電人亦應具職銜和全名或機構名稱(chēng)。

電報可直發(fā)收電人，亦可發(fā)有關(guān)國家外交部轉或通過(guò)駐外使館轉交。

二、 對外文書(shū)使用的要求

格式 使用對外文書(shū)首先要注意格式，不要用錯。如外長(cháng)和外交代表使用正式照會(huì )，不要用普通照會(huì )的格式，非外交代表機構使用對外函件，不要用照會(huì )格式等等。

人稱(chēng) 人稱(chēng)要與文書(shū)格式相適應。正式照會(huì )、外交函件、電報均是以簽署人的口氣用第一人稱(chēng)寫(xiě)成。在正式照會(huì )中，一般不用“我們”一詞，普通照會(huì )一般以單位名義用第三人稱(chēng)寫(xiě)成，稱(chēng)對方亦用第三人稱(chēng)，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機關(guān)的名稱(chēng)。以機構名義書(shū)寫(xiě)的對外函件亦用第三人稱(chēng)。

另外，簽署者與受文者要相適應，即人對人、單位對單位。如：正式照會(huì )是人對人，普通照會(huì )是單位對單位。在個(gè)人對個(gè)人的外交文書(shū)中講究身份對等，如元首對元首，總理對總理，外長(cháng)對外長(cháng)。但也有特殊情況，如大使作為國家的全權代表可對外長(cháng)、總理、元首，而代辦一般只對外長(cháng)。其他的對外函件可根據實(shí)際情況書(shū)寫(xiě)。

客套用語(yǔ) 客套用語(yǔ)要與格式相適應。如普通照會(huì )開(kāi)頭的“×××向×××致意”這一客套用語(yǔ)不能用作個(gè)人函件中的開(kāi)頭語(yǔ)，非外交機關(guān)發(fā)的對外文書(shū)也不用這一套語(yǔ)，照會(huì )結尾的致敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與雙方的身份、關(guān)系和場(chǎng)合相適應。如，致代辦處的文書(shū)一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書(shū)則一般用“順致崇高的敬意”。事務(wù)性的文書(shū)，亦用“順致崇高的敬意”。

致敬語(yǔ)不能自成一頁(yè)，應緊跟正文后另起一段。

稱(chēng)呼 文書(shū)抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱(chēng)，文中第一出現職銜、姓名也要全稱(chēng)。第二次出現則可用簡(jiǎn)稱(chēng)。（“稱(chēng)呼”詳見(jiàn)第二章第九節。）

國名 文書(shū)信封和文中的抬頭的國名等均用全稱(chēng)。文中第一次出現時(shí)用全稱(chēng)，以后可用簡(jiǎn)稱(chēng)。但有些國家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國國名則須用全稱(chēng)。

有些國家由于發(fā)生革命、政變或其他原因，國名可能改變，須隨時(shí)注意，不要寫(xiě)錯。

譯文 對外文書(shū)一般以本國文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內容，往往附有收件國文字或通用的第三國文字的譯文。在本國向外國常駐代表機關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國文字，不附譯文。較為重要的文書(shū)則附以譯文為好（有的國家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國套語(yǔ)用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)應注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受?chē)淖只蛲ㄓ梦淖謺?shū)寫(xiě)。

三、 我國對外文書(shū)格式范例

正式照會(huì )例一：代辦介紹信

××國外交部長(cháng)×××閣下

閣下：

在中華人民共和國駐××國特命全權大使赴任之前，我委派中華人民共和國駐××國大使館參贊（或×等秘書(shū)）×××先生為臨時(shí)代辦，辦理建館事宜。

我現在向你介紹×××先生，請予接待，并對他執行任務(wù)給予一切便利。

順致最崇高的敬意。

中華人民共和國外交部長(cháng) （簽字）

一九××年×月×日于北京

注：1．此介紹信需印正副本各一份，正本面交駐在國外交部長(cháng)，副本面交駐在國外交部禮賓司長(cháng)。

2．正本用帶國徽、帶外交部銜的照會(huì )紙印，副本用無(wú)國徽、無(wú)外交部銜的白照會(huì )紙印。

正式照會(huì )例二：大使就任通知

（××）××字第××號

××國特命全權大使××閣下

閣下：

我已于一九××年×月×日向××國主席（總統、國王）××閣下（陛下）遞交了中華人民共和國主席×××閣下任命我為中華人民共和國駐××國特命全權大使的國書(shū)。

我在就任時(shí)，誠懇地向閣下表示，我將盡力同你建立良好的聯(lián)系，以加強我們兩國之間的友好關(guān)系。

順致最崇高的敬意。

中華人民共和國駐××國

特 命 全 權 大 使 （簽字）

一九××年×月×日于××

注：第二段措詞可視不同情況作適當的變動(dòng)。

正式照會(huì )例三：轉送電報

（××）××字第××號

××國外交部長(cháng)××閣下

閣下：

在×××共和國成立××周年之際，我向您致以熱烈的祝賀，并榮幸地送上中華人民共和國國務(wù)院總理××閣下致×××國總理×××閣下賀電一則，請代為轉交。電報全文如下：

“×××（首都名稱(chēng)）

××國總理××閣下：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（電文）

中華人民共和國國務(wù)院總理 ×××

一九××年×月×日于北京”

注：轉送電報的照會(huì )，如電報內容在照會(huì )文中陳述，則也可略去電報的抬頭與落款。如電報作為附件單印，則一般有抬頭與落款。

普通照會(huì )例一：申述態(tài)度

（××）部×字第××號

××國駐華大使館：

中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，并謹就×××問(wèn)題申述如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

順致最崇高的敬意。

（蓋外交部帶國徽銅印）

一九××年×月×日于北京

普通照會(huì )例二：通知協(xié)定生效

（××）部×字第××號

××國駐華大使館：

中華人民共和國外交部向××國駐華大使館致意，并謹通知如下：

中華人民共和國政府對于一九××年×月×日在北京簽訂的中、×兩國政府×××合作協(xié)定已履行了手續。鑒于××政府已于一九××年×月×日通知中國駐××國大使館，××國政府批準了該協(xié)定，根據協(xié)定第×條的規定，該協(xié)定將自本照會(huì )發(fā)出之日起正式生效。

順致最崇高的敬意。

（蓋外交部帶國徽銅印）

一九××年×月×日于北京

普通照會(huì )例三：大使臨時(shí)離任通知

（××）×字第×號

各國駐××外交代表機關(guān)：

中華人民共和國駐××大使館向各國駐××外交代表機關(guān)致意，并謹通知如下：

中華人民共和國特命全權大使×××先生閣下將在×月×日暫時(shí)離開(kāi)××回國休假；在他離任期間，由大使館參贊（×等秘書(shū)）×××先生擔任臨時(shí)代辦，主持館務(wù)。

順致最崇高的敬意。

（蓋使館帶國徽銅印）

一九××年×月×日于××

對外函件例一：復訪(fǎng)問(wèn)日期

×××（首都名稱(chēng)）

××國政府總理×××閣下

閣下：

××大使×××先生閣下已經(jīng)在×月×日轉交了閣下的來(lái)信。閣下建議我去××訪(fǎng)問(wèn)的時(shí)間可以定在×月×日左右。這個(gè)時(shí)間對我是完全適合的，我完全同意。如果對貴國政府方便的話(huà)，我準備從×月×日起到×月×日，在××進(jìn)行×天訪(fǎng)問(wèn)。

我熱烈地期待著(zhù)同閣下會(huì )晤和訪(fǎng)問(wèn)貴國。‘

順致最崇高的敬意。

中華人民共和國國務(wù)院總理（簽字）

一九××年×月×日于北京

對外函件例二：吊唁

××國駐××國特命全權大使××閣下

閣下：

驚悉××國×××××（職銜）×××先生不幸逝世。我謹代表大使館全體館員并以我個(gè)人名義向你，并通過(guò)你向××國政府和×××先生的家屬，表示深切的哀悼。

中華人民共和國駐××國

特 命 全 權 大 使 （簽字）

一九××年×月×日于××

對外函件例三：通知

×字第××號

各國駐華外交代表機關(guān)：

我局根據我國有關(guān)部門(mén)的決定，現通知各國駐華外交代表機關(guān)如下事項：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

順致崇高的敬意。

（蓋局印）

一九××年×月×日于北京

便函例一：應邀

親愛(ài)的×××先生：

承蒙盛情邀請共進(jìn)晚餐，甚為感謝。您提出的兩個(gè)日期，如能定在×月×日，對我將合適。我期待著(zhù)同您愉快的見(jiàn)面。

祝您身體健康。

×××（簽字）

一九××年×月×日于××

便函例二：婉拒

親愛(ài)的×××先生：

蒙您邀請我觀(guān)看×××演出，甚為感謝，可惜該晚我已另有約會(huì )，不能前往觀(guān)看，深為抱歉。

祝您愉快。

×××（簽字）

一九××年×月×日于××

備忘錄例一：對外表態(tài)

×××總理致××國總理×××的備忘錄

一、 中國政府歡迎并且支持一九××年×月×日至×日在××舉行的××××會(huì )議為促進(jìn)中×兩國解決××問(wèn)題所作的努力。

二、×××××××××××××××××××××××××××。

以上兩點(diǎn)只在中×雙方官員會(huì )晤以前和會(huì )晤期間有效，不影響雙方官員會(huì )晤中提出的其他建議和作出的最后決定。

一九××年×月×日于××

注：此件是作為照會(huì )附件發(fā)出的備忘錄。

備忘錄例二：陳述意見(jiàn)

備 忘 錄

根據××國政府關(guān)于××××關(guān)于協(xié)定的建議，中國政府表示同意進(jìn)行簽訂該協(xié)定的談判。

中國政府的意見(jiàn)，在××××協(xié)定中應包括下列各款：

××××……

…………

當然上述各款可按雙方愿望補充或變更。

請將上述事宜轉達貴國政府。

一九××年×月×日于××

注：此件為面交備忘錄。

電報例一：賀電

×××（首都名稱(chēng)）

×××共和國共和國總統××閣下：

在×××共和國獨立××周年的時(shí)候，我謹向閣下表示祝賀。

祝貴國繁榮昌盛，人民幸福。

中華人民共和國主席×××

一九××年×月×日于北京

電報例二：慰問(wèn)電

×××（首都名稱(chēng)）

××共和國總統××閣下：

驚悉閣下因車(chē)禍負傷，謹向閣下表示誠摯的慰問(wèn)。

中華人民共和國國務(wù)院總理 ×××

一九××年×月×日于北京

電報例三：祝壽

××××（首都名稱(chēng)）

××共和國 ××協(xié)會(huì )主席×××先生：

在您××歲生日的時(shí)候，我代表中華全國××學(xué)會(huì )，并以我個(gè)人的名義，向您表示衷心的祝賀。

祝您健康長(cháng)壽。

中華全國××學(xué)會(huì )主席 ×××

一九××年×月×日于北京

四、 名 片

名片一般為10公分長(cháng)，6公分寬的白色卡片。夫人名片規格略小。也有夫婦印同一名片的。外國習慣，姓名印在中間，職務(wù)用較小字體印在姓名下面。我國習慣，職務(wù)用較小號字體印在名片左上角，姓名印在中間。如同時(shí)印中外文，則一面為中文，另一面為外文。外文按國際習慣排印。商業(yè)用名片則除姓名、職務(wù)，尚印有辦公地點(diǎn)、電話(huà)號碼，以及寓所地址等等。單位名片只在中間印機關(guān)名稱(chēng)。

（名片樣式略）

國際上，使用名片比較普遍，主要是作自我介紹之用。

外交場(chǎng)合也可用名片作為簡(jiǎn)單的禮節性通信往來(lái)，表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問(wèn)、吊唁等等。使用時(shí)視不同用意用鉛筆在名片左下角寫(xiě)上幾個(gè)表示一定含義的法文小寫(xiě)字母。例如，祝賀對方國慶或其他節日，在名片上注上p.f. （敬賀）。也可以在名片上寫(xiě)上幾個(gè)字，或簡(jiǎn)短的一句話(huà)，如“承蒙祝賀春節，謹致謝意”。在我國內使用也可以寫(xiě)中文。

五、 幾種外文縮寫(xiě)及其含義

1． 敬賀p.f.(POUR FELICITATION)

2． 謹唁p.c.(POUR CONDOLEANCE)

3． 謹謝p.r.(POUR REMERCIEMENT)

4． 介紹p.p.(POUR PRESENTATION)

（介紹時(shí)，介紹名片上寫(xiě)p.p.，后面附上被介紹人的名片）

5． 辭行p.p.c.(POUR PRENDRE CONGE)

6． 恭賀新年P(guān).F.N.A.（大小寫(xiě)均可）（POUR FELICITER LE NOUVEL AN）

7． 謹贈（不用縮寫(xiě)，英、法、俄三種文字均寫(xiě)在姓名上方，中文寫(xiě)在右下方。）

英文With the compliments of ×××

法文Avec ses compliments